Informativa Privacy

1. Titolare e contatti

Il titolare del trattamento è Kalboa di Giuseppe Ongaro, Ditta Individuale, via del Noale 2, 31020 Sernaglia della Battaglia (TV), Italia, P.IVA IT05519800261.

Per richieste privacy, esercizio dei diritti o chiarimenti puoi scrivere a assistenza@kalboa.com o tramite PEC a giuseppe.ongaro@pec.it.

Per alcuni eventi, l'organizzatore può determinare finalità e mezzi di specifici trattamenti relativi alla partecipazione. In tali casi Kalboa fornisce la piattaforma tecnica e tratta i dati secondo il ruolo applicabile al rapporto con l'organizzatore e alle funzioni effettivamente utilizzate.

2. Categorie di dati trattati

• Dati account: nome, cognome, email, data di nascita, password cifrata o identificativi di accesso social, preferenze newsletter, consensi e stato di completamento profilo.
• Dati di sicurezza: sessioni, passkey, autenticazione a due fattori, codici di recupero cifrati o hash, log di accesso e informazioni antifrode.
• Dati evento: dati anagrafici dei partecipanti, contatti, risposte ai moduli, quote, metodo e stato pagamento, storico modifiche, cancellazioni e note operative.
• Dati particolari: solo se richiesti dal modulo, informazioni su salute, disabilità, allergie, esigenze alimentari o altre condizioni rilevanti per la partecipazione.
• Dati tecnici: indirizzo IP, user agent, dispositivo, log applicativi, preferenze cookie, audit log ed eventi tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento.
• Dati pagamento: importi, valuta, stato pagamento, identificativi di transazione e webhook. I dati completi delle carte sono trattati da Stripe e non sono conservati da Kalboa.

3. Finalità e basi giuridiche

• creare e gestire account, sessioni e profilo utente: esecuzione del contratto;
• raccogliere e gestire iscrizioni agli eventi: esecuzione del contratto e misure precontrattuali;
• trasmettere dati agli organizzatori autorizzati: esecuzione del servizio e legittimo interesse alla gestione dell'evento;
• trattare dati sanitari o categorie particolari: consenso esplicito, salvo diverse basi previste dalla legge;
• gestire pagamenti, rimborsi, ricevute, contabilità e obblighi fiscali: contratto e obbligo legale;
• prevenire abusi, proteggere account, tracciare export e mantenere audit log: legittimo interesse e obblighi di sicurezza;
• inviare comunicazioni operative e transazionali: contratto e legittimo interesse;
• inviare newsletter o attivare analytics non essenziali: consenso.

4. Dati di terzi e minori

Quando un utente iscrive un'altra persona o un minore, dichiara di essere autorizzato a fornire i dati e a rendere le dichiarazioni richieste. Gli account Kalboa possono essere creati solo da persone maggiorenni; l'iscrizione di minori agli eventi è gestita tramite dichiarazione del genitore, tutore o soggetto autorizzato.

5. Destinatari e fornitori

I dati possono essere comunicati a organizzatori evento e loro staff autorizzato, fornitori tecnici, consulenti, autorità o soggetti cui la comunicazione sia necessaria per legge o per l'erogazione del servizio.

• Vercel: hosting, infrastruttura, funzioni server, storage e servizi tecnici collegati.
• Stripe: pagamenti online, rimborsi, gestione transazioni e notifiche tecniche.
• Resend: email transazionali e comunicazioni di servizio.
• Google: autenticazione OAuth quando scelta dall'utente.
• Wiclax / G-Live: classifiche, risultati e cronometraggio per gli eventi che prevedono tali integrazioni.

6. Export, accessi autorizzati e audit

Gli utenti con ruoli autorizzati possono consultare ed esportare dati relativi agli eventi di competenza. Gli export sono limitati alle finalità organizzative e possono essere registrati in audit log, includendo utente, evento, data, campi esportati, IP e user agent. I campi marcati come sanitari sono esclusi dagli export ordinari.

7. Trasferimenti fuori dallo SEE

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Quando ciò avviene, Kalboa fa affidamento su garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altre misure previste dalla normativa applicabile.

8. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti. I dati account sono mantenuti finché l'account è attivo o per il tempo necessario a gestire chiusure, sicurezza e contestazioni. I dati di iscrizione e pagamento possono essere conservati per obblighi legali, fiscali, amministrativi e di tutela dei diritti, anche fino a 10 anni quando richiesto.

I dati sanitari o particolari sono conservati solo per il tempo necessario alla gestione dell'evento e degli obblighi connessi, salvo necessità di ulteriore conservazione per contestazioni, obblighi di legge o tutela dei diritti.

9. Sicurezza

Kalboa adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui controllo degli accessi per ruolo, autenticazione, possibilità di 2FA, registrazione di eventi rilevanti, separazione logica dei dati per evento e limitazione degli export. Nessun sistema è però totalmente immune da rischi; gli utenti devono proteggere credenziali, dispositivi e accessi.

10. Cookie, analytics e preferenze

I cookie tecnici sono necessari al funzionamento della piattaforma. I cookie e strumenti non essenziali, inclusi analytics e speed insights, sono attivati solo in base al consenso espresso. Le preferenze possono essere modificate dal link "Preferenze cookie" nel footer.

11. Diritti dell'interessato

Nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità e revoca del consenso. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. Puoi inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

12. Chiusura account

La chiusura dell'account disattiva l'accesso e può comportare l'anonimizzazione o cancellazione dei dati non più necessari. Alcuni dati possono restare conservati quando richiesto da obblighi legali, fiscali, sicurezza, storico iscrizioni o tutela dei diritti.

13. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata per modifiche normative, tecniche o organizzative. La versione vigente è pubblicata su questa pagina con la data di ultimo aggiornamento.